의사결정을 지원한다는 말이 많이 나오는데, 보고체계를 통해 상부로 전달, 결재된다는 이야기이다.
제안서
고객 또는 이해관계자가 제안을 받아들이도록 설득하는 문서.
기본적으로 역피라미드 구조를 가지지만,
제안에 대한 상세한 안내가 필요하기 때문에
다음과 같은 내용이 포함되어야 한다.
목표
제안을 통해 달성하려는 구체적인 수준
목적
제안을 통해 고객이 도달할 수 있는 상태
타임라인
실행 사항들의 흐름을 보여줌으로써 프로젝트에 대해 이해하도록 한다.
예산
당연히 있어야겠지.
리스크
각 제안들에 수반할 가능성이 있는 문제점과 그 대응책을 제시한다.
기대효과
제안을 받아들임으로써 얻을 수 있는 이익(return)을 제시한다.
명분
고객이 처한 문제를 정의하고, 이를 통해 제안의 필요성을 제시한다.
차별점
세일즈툴킷(신뢰성, 문제해결능력)
실행 사항
분석 내용과 전략, 이를 도출한 도구까지 제시한다.
< 제안서의 종류 > 투자제안서, 제휴제안서, 영업제안서, 개발제안서, 컨설팅제안서, 용역제안서
제안서 작성 접근법
제안서의 구성 유형을 나누자면 과제발굴형과 제안요청형을 들 수 있다.
과제발굴형 제안서는 고객의 문제를 컨설턴트가 발굴하여
문제 제안 - 솔루션 제안 순서로 흘러가는 제안 유형이다.
그러나 문제(As-Is와 To-Be의 괴리)는,
컨설턴트가 바라보는 관점과 고객사가 바라보는 관점이 다른 경우가 많다.
따라서 문제를 정의하고 공감하기 위해 많은 시간과 비용이 소모된다.
이러한 문제를 극복하기 위해 제시된 방법론이 RFP이다.
이미지 출처 : https://itsyourturnblog.com/what-does-rfp-stand-for-in-your-organization-c710956d3d7f
RFP(Request for Proposal)는 고객사, 그러니까 문제를 겪는 회사가
자신들의 목적, 배경, 현황, 기대효과, 예산, 조건 등을 명세해 놓은 것이다.
이를 통해 문제 정의 단계에서 겪는 손실을 최소화할 수 있는데,
이러한 제안 방식을 제안요청형이라고 한다.
< 세일즈와 비즈니스 개발 >
단적으로 말하자면 비즈니스 개발이 좀 더 복합적이고 광범위한 개념이다.
세일즈는 소규모 팀이 제품/서비스에 대한 지식을 고객에게 제공하는 활동이라면, 비즈니스 개발은 여러 팀이 각자의 역량에 따라 프로젝트를 제공하는 일련의 행위이다.
얼핏 보면 공통점이 보이지 않는데, 둘 다 수주영업에 해당하는 일이므로 수주영업 스케일에 대한 용어라고 생각해도 무방할 듯.
제안서 요소
다시 한 번 기본.
제안서는 설득하기 위한 글이다.
그렇다면, 효과적 설득을 위해서는 청자의 관심을 끌어야 한다.
Biz 관점에서 청자가 관심을 가지는 분야는 다음으로 정의할 수 있다.
문제 정의 해결책 실행 방안
그렇다는 것은 위 내용이 고스란히 제안서의 순서가 된다고 볼 수 있겠자.
< PREP > 설득하는 글의 메시지마다, 아래와 같이 구성해 주면 간결성과 명확성을 가질 수 있다. 핵심 - 이유 - 근거(사례) - 핵심
위와 같은 양괄식 구성은 설득하는 글에서 일반적으로 쓰이는 방법이고, 두루두루 잘 먹힌다.
이 방법을 흔히 PREP(Point - Reason - Example - Point)라고 한다.
그럼 정리해 보자.
제안서는 문제 정의 - 해결책 - 실행 방안의 순서를 가진다.
여기 PREP를 적용하면 문제 정의(PR) - 해결책(E) - 실행방안(P)이요,
미시적으로도 각 파트마다 PREP 구성을 띠는 것이 좋겠다.
문제 정의 단계 - P
지난주에 보았듯 문제는 발생형, 탐색형, 설정형으로 나뉜다.
일단 이걸로 큰 범주를 잡은 후에, 문제를 구체화해 가며 정의하면 된다.
안산시 민원콜센터 시스템 고도화사업의 문제 정의 예시
문제 사항이 있으면 요구사항이 쭉쭉쭉 나오겠지.
실제로 위 문서에는 사업 대상과 범위가 자세히 명세되어 있다.
다만, 이 경우(B2G)는 우리의 경쟁자들 또한 이것들을 알 수 있다.
굳이 B2G 상황이 아니라도, RFP가 표준화된 상황이라 이런 상황이 왕왕 있겠지.
다시말해 RFP는 우리와 경쟁자 모두의 출발점이다.
그럼 차별화를 위해 우리는 뭘 해야 한다?
숨은 니즈를 찾아야 한다!
??? : 행간을 읽으세요.
이를테면 고객이 진행한 최근 사업, 기존 거래 업체, 내부적 의사결정구조, 구매센터 등이 있겠지.
문제 정의 단계 - R
원인(R) 단계는 솔루션을 왜(Why) 써야 하는지를 제시한다.
당연히 필요성 측면의 말도 쓰겠지만, 이건 어느정도 고정적이다.
경쟁자보다 우위에 서려면 차별점에 힘을 주는 것이 중요하다.
우리가 제시 가능한 차별화 요소는 무엇인가?
기본적으로 다음의 두 사항을 고려해야 한다.
1. 고객의 중요 니즈
니즈 나오면 뭐 생각하더라? 구매센터별 니즈를 따져야 하더라.
이때 우리는 구매센터 구성원 별 영향력을 고려하지 않을 수 없다. 앞으로 이것을 포지션 파워라고 한다.
이 포지션 파워에다가, 각 세부 니즈에 대한 '간절함'을 곱해 파워 등급을 마련할 수 있다. 역시 정량화가 최고신가보다.
이를 합하면 각 니즈(비용절감이나, 핵심사업 집중이나...)에 대한 총 중요도를 알 수 있다.
예를 들어 이런 상황이면 '비용절감'이 강조된 제안서가 만들어져야 한다.
2. 경쟁자 대비 우위점
위는 고객에 대한 조사를 필요로 하는 것이었고, 이건 우리의 상태를 표현하는 영역에 속해 있다.
다른 영역에서도 많이 다루는 내용이니 패스.
해결책 단계 - E
해결책은 사례고, 사례는 해결책이다.
내가 '화법과 작문' 수업을 할 때 학생들에게 알려 주던 요령이 있다.
우리나라 / 우리 동네 / 우리 학교 관련 내용은 문제 상황을, 다른 나라 / 다른 동네 / 다른 학교 내용은 해결책을 제시하기 위해 쓴다.
설득하는 글의 예시란게 일반적으로 그렇다.
따라서 제안서 전반의 구성을 PREP로 나누었을 때,
E 단계에서 제시되는 것(사례)은 나의 솔루션을 강화한다.
그럼 포인트는, 어떤 사례를 제시하느냐겠지.
중요한 것은, 공감 가능한 사례를 제시해야 한다는 것이다.
공감 가능한 사례는 다음의 두 조건을 만족해야 한다.
거리 조건
공감이 일어나기 위해 상대방과의 심리적, 물리적 거리가 적절해야 함
동일 조건
상대방의 경험이나 상황이 나와 비슷할수록 공감이 더 강하게 형성
제안서 작성
실무에서는 위의 과정(PREP) 기반으로 제안서를 작성할 때,
4-Box Tool이라는 것을 활용한다.
이렇게 생긴 것.
1. Summary : 고객의 니즈와 가치를 간단하게 제안한다. (P)
2. Introduce : 고객의 핵심 이슈를 3가지 정도 나열한다. (R)
3. Body : 2에서 제시한 핵심 이슈에 각각의 솔루션을 연결한다. (E)
4. Review : 가치 제안을 재확인한다. (P)
< 고객 중심 제안 원칙 >
- 고객 조직의 비전을 언급한다. - 고객의 비전과 이번 구매건을 연계시킨다. - 고객의 핵심 이슈를 중심으로 제안한다. - 핵심 이슈가 고객으로부터 나왔음을 명확히 한다. - 서론의 목록에 나열된 순서대로 고객의 핵심 이슈를 본문의 제목으로 사용한다. - 판매자보다 고객을 주어로 사용한다. - 판매자보다 고객을 더 많이, 더 자주 언급한다. - 특징보다 효용을 중심으로 기술한다.
